xxx

HRM

Niet zelden wordt de wand van personeelsafdelingen nog gesierd met een omvangrijke kast. Eén hangmap per medewerker, op alfabet. Soms zijn de hangmappen bijzonder omvangrijk. Dit betekent ofwel een lang verblijf van de medewerker, danwel dat er veel aandacht aan een bepaalde medewerker is besteed. In alle gevallen blijft het compleet maken en houden van papieren dossiers een stevige klus. Daarbij komen nog de privacyregels die telkens weer wijzigen. Ook heeft een papieren dossier de hebbelijkheid soms ergens te blijven liggen en ook maar door één persoon tegelijk geraadpleegd te kunnen worden. Beveiliging van papieren dossiers is moeilijk uitvoerbaar. Denk alleen al aan de gevolgen van brand.

De hoogste tijd dus om u personeelsdossiers te digitaliseren. Paperiton heeft een standaard aanpak waarin ook rekening gehouden wordt met koppelingen met personeelsinformatiesystemen. In een aantal duidelijke stappen zijn uw papieren dossiers veranderd in goed gestructureerde en beveiligde digitale documenten. Met behulp van de automatische mappengenerator hoeft u vrijwel geen informatie meer toe te voegen. Een nieuwe medewerker? Eén druk op de knop zorgt voor automatische dossiervorming.

Gebruikers met de juiste toegangsrechten hebben direct, overal en altijd toegang tot de informatie die zij zoeken. Ook alle e-mails van en naar medewerkers kunnen eenvoudig direct vanuit Outlook® in het dossier gesleept worden. U kunt uw medewerkers ook (beperkt) toegang geven tot hun eigen dossiers. Verder ziet u in één oogopslag of alle verplichte documenten ook echt in alle dossiers aanwezig zijn. Bij de meeste personeelssystemen is het nu ook mogelijk het dossier op te vragen vanuit Paperiton DMS. De gecombineerde omgeving biedt u het beste van twee werelden; personeelsdata in het personeelssysteem en de documenten in het DMS. Complete logging-informatie levert het bewijs dat uw dossiers veilig zijn en goed worden beheerd.

Voor Paperiton is en blijft de gebruiker het allerbelangrijkste. Alle functies kunnen zonder moeite gebruikersspecifiek worden ingesteld. Een eigen zoekscherm, zelf in te stellen abonnementen op nieuwe- of gewijzigde documenten of een mappenstructuur naar eigen inzicht door selecties in “Mijn Dossiers” geven de gebruikers precies dat gereedschap wat nodig is om sneller en efficiënter te werken.